RESOLUCIÓN Nº 010-2013 -DGPJyRPC-
ACEPTA LOS SISTEMAS DE REGISTRACIÓN CONTABLE EN COMPACT DISC, OTROS DISCOS ÓPTICOS Y MICROFILMES, YA SEAN MICROFICHAS O ROLLOS.[1]
Estado de la Norma: VIGENTE.
Publicada en B.O. Nº 3033 del 25-01-2013.-
Dictada el 15-01-2013.-
Operador de Digesto: R. S.-
Santa Rosa, 15/ENE/2013.-
VISTO:
La solicitud efectuada por el Banco de La Pampa S.E.M. de autorización para reemplazar los libros contables llevados en hojas móviles por resguardo en discos ópticos y;
CONSIDERANDO:
Que el uso de esa tecnología no está prevista en las normas de esta Dirección General;
Que del estudio de la legislación comparada con otras provincias de nuestra república surge que la tecnología que se pretende utilizar ya ha sido desarrollada y por ende se ha legislado sobre la materia;
Que el avance tecnológico requiere la adecuación de las normas vigentes a la realidad existente;
Que en virtud de las facultades conferidas por la ley provincial 1450 es facultad de esta Dirección General normar sobre la materia;
POR ELLO:
EL DIRECTOR GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE PERSONAS JURIDICAS
Y REGISTRO PÚBLICO DE COMERCIO
R E S U E L V E
Artículo 1.- Aceptar los sistemas de registración contable en compact disc, otros discos ópticos y microfilmes, ya sean microfichas o rollos, en tanto se ajusten a las condiciones establecidas en el artículo 2 de la presente Resolución.
Artículo 2.- La utilización de los sistemas de registro contable señalados en el artículo precedente deberán cumplir con las siguientes condiciones:
1. Los elementos deberán ser numerados correlativamente desde el número uno (1) en adelante, para cada registro y por cada ejercicio económico, sin perjuicio del número de identificación de origen que les corresponda.
2. La información almacenada o grabada, no podrá ser eliminada ni reescrita, debiendo poder ser leída la cantidad de veces que fuere necesario, sin deteriorarse.
3. Los medios de registro deberán cumplir con patrones de calidad e inalterabilidad que impidan cualquier alteración a la información guardada y permitan su conservación por el período de exigencia legal.
4. No son admisibles sistemas de microfilmes que permitan el cambio y la adición de fotogramas.
5. La emisión de los soportes señalados deberá ser factible de obtenerse como parte de la operatoria habitual, debiendo los mismos estar respaldados por normas escritas aprobadas por el órgano de administración de la sociedad y copiadas en el libro de Inventarios y Balances o en un libro especial que cumpla con los requisitos formales del Código de Comercio.
6. La información a volcar deberá incluir el número de acta inicial y final, el número de identificación del soporte, la cantidad de registros en él contenida y el período a que correspondan. Para los microfilms se identificará la cantidad de cuadros indicando el número del primero y último microfilmado y la fecha de la microfilmación; para los discos ópticos, la fecha de la primera y última registración; en todos los casos, las anotaciones deberán guardar orden cronológico.
7. Las actas mencionadas en el inciso anterior deben ser firmadas por el representante legal de la sociedad. Trimestralmente, el órgano de fiscalización, verificará el cumplimiento de las condiciones señaladas en los incisos que anteceden, emitiendo al respecto un informe especial que se registrará con su firma en el libro de Inventarios y Balances.
Artículo 3.- Los entes que deseen implementar los medios de registración contemplados en la presente Resolución deberán contar con la autorización expresa de esta Dirección General. A fin de solicitar la misma deberán presentar:
1) Copia autenticada del acta que contenga la transcripción de la decisión del órgano de administración de la sociedad de utilizar los medios de registración previstos en la presente resolución. La resolución social debe contener expresamente el compromiso de preservar la posibilidad de lectura de los medios de registración durante el período en que la ley determina obligatoria su exigibilidad, extender en listados de papel los registros que solicite cualquier organismo de contralor, tribunal de justicia u otra autoridad competente con atribuciones al efecto; y, para el caso de progresos tecnológicos, mantener la vigencia de las máquinas lectoras durante el período que la ley determina como exigibles a los registros contables, o bien el compromiso de volcar la información necesaria en los nuevos medios de registración que incorpore la tecnología.
2) Las siguientes piezas firmadas por el representante legal o apoderado con facultades suficientes y por contador público independiente, conteniendo:
a) La exposición amplia y precisa del sistema de registración contable a utilizar, indicando los propósitos de la modificación propuesta; si se trata de la modificación o sustitución de un sistema anterior, deberán explicarse los motivos y las diferencias con el mismo.
Debe incluirse la denominación exacta de los registros que se llevarán mediante el sistema y la de los libros que se reemplazan.
b) Flujograma exponiendo el circuito administrativo–contable de los registros a autorizar;
c) Dictamen técnico, emitido por ingeniero en sistemas, que asegure el grado de inalterabilidad de las registraciones a efectuar mediante el sistema propuesto;
d) El sistema y periodicidad en la numeración de los registros;
e) La nómina de los libros y registros contables autorizados a la fecha de la presentación, indicando sus datos y fecha de rúbrica o autorización y la fecha y folio de
la última registración practicada;
f) Plan de cuentas.
3) Dictamen de contador público, donde se manifieste que el sistema de registro contable propuesto cumple con las siguientes pautas:
3.1. Se lleven los registros contables necesarios para disponer de un sistema de contabilidad orgánico, adecuado a la importancia y naturaleza de las actividades del ente.
3.2. Los registros contables tengan una denominación inequívoca y concordante con la función que cumplan y se evite la superposición de registros que contengan información similar y puedan inducir a confusión.
3.3. Ofrezcan elevado grado de inalterabilidad de las registraciones volcadas, el que estará sustentado en controles internos de tipo administrativo contable y otros de tipos operativos o programados, aplicables sobre la información de entrada, su procesamiento e información de salida. Dicha inalterabilidad buscará impedir que se genere más de un proceso de registración por cada hecho económico y que asimismo, toda anulación de cualquier proceso, se logre a través de un asiento de ajuste.
3.4. Permitan determinar la evolución y situación del patrimonio, incluyendo los resultados obtenidos, individualizar los registros y datos de análisis en que se basan los informes contables y su correlación con los documentos o comprobantes respaldatorios y localizar éstos a partir de los registros contables y viceversa, para lo cual los primeros deberán ser archivados en forma metódica que facilite la interrelación.
Artículo 4º: Regístrese, notifíquese y archívese.-
C.P.N. Tristan Edgardo IBAZETTA, D.G.S.P.J. y R.P.C. Director General.